Beim täglichen Balancieren zwischen beruflichen Verpflichtungen und Familienleben scheint der Tag manchmal einfach zu wenige Stunden zu haben. Gefühlt wird die To do-Liste trotz fleißigem Abarbeiten immer länger statt kürzer und der abendliche Frust bei dem Blick darauf, was alles liegen geblieben ist, hinterlässt nicht selten das Gefühl es nicht richtigzumachen.
Die gute Nachricht ist: Es gibt einen Weg, den scheinbar endlosen Aufgaben-Dschungel im Mama-Alltag nicht nur zu durchqueren, sondern endgültig zu verlassen. Der Schlüssel dazu liegt in der Eisenhower Matrix, einem Zeitmanagement-Tool, das nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt ist. Ich habe diese Matrix für den Mama-Alltag ein wenig angepasst und bin mir sicher, dass sie auch deinen Alltag erleichtern kann, sodass du wieder mehr Zeit für dich findest.
Definition und Nutzen der Eisenhower Matrix
Eisenhowers Matrix wird zur Priorisierung von Aufgaben verwendet und entstand durch folgende Aussage von ihm: „Ich habe zwei Arten von Problemen: dringende und wichtige. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nie dringend.“
Die Matrix soll dir also dabei helfen, dich richtig zu fokussieren, d.h. dich nicht vom Dringendem ablenken zu lassen, sodass das Wichtige immer hinten runter fällt. Warum es dabei einen entscheidenden Knackpunkt – und damit auch eine häufig formulierte Kritik – an dieser Matrix gibt, erkläre ich später genauer.
Grundprinzipien der Eisenhower Matrix
Dazu ist es wichtig, die Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen, wie die folgende Grafik zeigt:
- Dringend und wichtig (A-Aufgaben)
- Wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
- Dringend, aber nicht wichtig (C-Aufgaben)
- Weder dringend noch wichtig (D-Aufgaben)
Diese Unterscheidung hilft uns zu erkennen, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche wir planen oder sogar delegieren können.
Wieso Eisenhower’s Methode für den Mama-Alltag relevant ist
Als Mütter stehen wir ständig vor der Herausforderung, unzählige Aufgaben unter einen Hut zu bekommen. Von der Arbeit über Haushaltskram bis hin zur Kinderbetreuung und -bespaßung – die Liste scheint endlos. Die Eisenhower Matrix kann uns dabei helfen, unsere Aufgaben so zu organisieren, dass wir unsere Zeit und Energie auf das konzentrieren, was wirklich zählt.
Beispiele und Anwendung der Eisenhower Matrix im Mama-Alltag
Auch wenn jeder seine eigenen Päckchen und Aufgaben hat, gibt es doch viele Überschneidungen. Einige Aufgaben fallen bei vielen regelmäßig an. Diese habe ich beispielhaft den vier Kategorien zugeteilt:
Um die Eisenhower Matrix für dich zu nutzen, gehe folgendermaßen vor:
- Liste aller Aufgaben erstellen: Beginne damit, eine Liste all dessen zu erstellen, was du tun musst oder nutze nimm deine vorhandene To do-Liste zur Hand.
- Aufgaben kategorisieren: Nutze die vier Kategorien der Eisenhower Matrix, um jede Aufgabe entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit einzuordnen.
- Prioritäten setzen: Erledige zunächst deine A-Aufgaben, plane Zeit für die B-Aufgaben ein und minimiere die Zeit, die du mit C- und D-Aufgaben verbringst.
- Regelmäßige Überprüfung: Nimm dir Zeit, deine To do-Liste regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um sicherzustellen, dass du auf Kurs bleibst.
Die eigenen Prioritäten regelmäßig hinterfragen
Jedem von uns bleiben nur 24 Stunden am Tag. Und wenn wir merken, dass uns unser Alltag erschöpft und überlastet, müssen wir prüfen, an welcher Stelle wir Zeit einsparen können.
Hinterfrage also bei deinen regelmäßig anfallenden Aufgaben, welche Aufgaben wirklich sein müssen und vor allem auch in welchem Erfüllungsgrad.
Manchmal verschwenden wir Zeit mit Aufgaben, die wenig bis gar keinen Beitrag zu unseren eigentlichen Zielen leisten. Die Gründe sind vielfach: wir haben das so gelernt (weil es früher Zuhause auch immer so gemacht wurde), wir sehen das als ein gesellschaftliches Must-do an, andere erwarten das von uns, usw.
Versuche also, deine gefärbte Wahrnehmungsbrille abzunehmen und prüfe jede einzelne Aufgabe so neutral und sachlich wie möglich auf ihre Sinnhaftigkeit.
Anja, Mama von Zwillingen und einem Golden Retriever, hat damit einige „Altlasten“ aus ihrer Kindheit loswerden können (z.B. das Bügeln von Bettwäsche), hat sich den gesellschaftlichen „so muss ein Kleiderschrank aussehen“-Vorgaben widersetzt (indem sie die Klamotten ihrer Kinder nach dem Waschen ungefaltet in Körbe legt) und sich von den Erwartungen anderer gelöst (und den Schwiegereltern zum Kaffeetrinken einen gekauften statt selbst gebackenen Kuchen präsentiert).
Fokus auf das Wichtige, mit der richtigen Frage
Dringendes scheint immer wichtig zu sein. Doch manchmal konzentrieren wir uns damit auf Aufgaben, die eigentlich nicht wichtig sind. Daher ist es entscheidend, bewusst Zeit für die A- und B-Aufgaben einzuplanen, die langfristig eine größere Bedeutung haben.
Eine häufige Schwierigkeit – und damit auch ein großer Kritikpunkt an dieser Matrix – ist die Antwort auf die Frage: Was ist wirklich wichtig? Das dringende erkennen wir meist wesentlich einfacher. Aber die Frage danach, was wichtig oder unwichtig ist, lässt sich oftmals nicht so leicht beantworten. Es hängt nämlich auch damit zusammen, welchen Wert wir einer Sache geben.
Frage Dich also: Welchen Wert und welche (Aus-)Wirkung hat das Erledigen dieser Aufgabe für mich?
Ich bin mir sicher, dass sich damit die Reihenfolge Deiner Aufgaben ändern wird oder manche vielleicht sogar ganz entfallen, da Du erkennst, dass sie keinen hohen Wert/hohe Auswirkung haben.
Genau das ist der Gedanke des „High value activities“-Konzepts, dass Aufgaben in vier Ebenen einer Pyramide einteilt (Null-Wert, geringer Wert, Erfolgs-Aufgaben, Wachstums-/Strategie-Aufgaben). Je höher die Ebene, desto höher der Wert bzw. die Wirkung.
Du musst dich mit diesem Konzept aber gar nicht intensiver beschäftigen, sondern nur die Idee dahinter verstehen, um sie mit der Eisenhower Matrix zu kombinieren und dir damit die Frage nach dem „Was ist wirklich wichtig“ und der Reihenfolge deiner Aufgaben zu beantworten.
So sah die Aufstellung meiner Kundin Sarah aus, nachdem sie ihre Aufgaben mit dem High value activities-Konzept in die passende Reihenfolge gebracht hat.
Ganz viele Aufgaben auf unserer To do-Liste haben übrigens keinen oder nur sehr geringen Wert, was dazu führt, dass wir uns nach dem Abarbeiten unserer Liste am Ende des Tages fragen, was wir eigentlich geschafft haben.
Mein Tipp ist daher: Prüfe für jede Aufgabe den Wert bzw. die Wirkung und streiche all jene, die keinen Wert für dich haben. Die Aufgaben mit geringem Wert können idealerweise delegiert werden oder durch externe Unterstützung erledigt werden. Damit hast du Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Fazit
Die Eisenhower Matrix für Mamas (mit integrierten high value activities) bringt dir Klarheit in den Aufgaben-Dschungel des Mama-Alltags.
Du kannst damit lernen, deine Aufgaben effektiv und nach individuellem Wert für dich zu priorisieren und dich von jenen Aufgaben zu trennen, die keinen Effekt haben und dich nur wertvolle Zeit kosten, die du viel besser damit verbringen kannst, was dir guttut und wichtig ist.
Nimm dir die Zeit, um dir bewusst zu werden, was dir wichtig ist, erstelle deine eigene erste Matrix und beobachte, wie sich dein Umgang mit Zeit und Aufgaben verändert.
Wenn es dir noch schwerfällt, das in deinem Alltag anzuwenden, dann melde dich gerne bei mir und wir lösen das Rätsel gemeinsam. Buche dir dazu hier einen Termin zu einem kostenlosen Gespräch:
